Strumenti, Tool e Software per eventi e per l’organizzazione di eventi – i 5 che uso

Quando si tratta di selezionare gli strumenti e i Software da utilizzare per l’organizzazione di un evento, è importante considerare le esigenze e le preferenze delle persone coinvolte. Ogni individuo potrebbe trovarsi meglio con determinati strumenti, quindi è fondamentale adattarsi e cercare il giusto mix di soluzioni. Alcuni strumenti comuni utilizzati per la gestione di progetti includono Trello, Notion, Slack e Google Drive.

Ecco un software che uso di solito:

Utilizzare Trello per gli Eventi

Trello è uno strumento di gestione dei progetti che si adatta perfettamente all’organizzazione di eventi. Offre un’interfaccia intuitiva e flessibile che permette di tenere traccia delle attività e di collaborare con il team in modo efficiente. Con Trello, è possibile creare bacheche condivise per gli eventi, assegnare compiti ai membri del team e monitorare lo stato di avanzamento delle attività.

Come puoi usare Trello per gli Eventi

• Organizzazione di conferenze o congressi: Trello può aiutare a tenere traccia degli speaker, delle sessioni e delle attività logistiche come prenotazioni e gestione delle sale.
• Pianificazione di matrimoni o feste: Trello consente di gestire le diverse fasi dell’evento, inclusi i fornitori, la lista degli invitati, il budget e i compiti da svolgere.
• Realizzazione di eventi culturali o artistici: Trello può essere utilizzato per coordinare le varie attività, come la selezione degli artisti, la gestione delle sponsorizzazioni, la promozione dell’evento e la vendita dei biglietti.

Puoi usare Trello Gratuitamente: ecco il sito ufficiale

Utilizzare Google Drive per gli Eventi

Google Drive è un’ottima soluzione per la gestione dei documenti e la condivisione di file durante l’organizzazione di eventi. È possibile creare cartelle specifiche per gli eventi e condividere facilmente documenti, presentazioni, fogli di calcolo e altro ancora con il team e i collaboratori esterni. La condivisione tramite link semplifica la collaborazione e consente di lavorare su file più grandi come template, slide, deck e materiali di comunicazione.

Come puoi usare Drive per gli Eventi

• Organizzazione di fiere o esposizioni: Google Drive permette di condividere facilmente documenti come i piani di layout, i contratti dei partecipanti e i materiali promozionali.
• Coordinamento di eventi sportivi: Google Drive può essere utilizzato per condividere calendari, programmi degli incontri, fogli di calcolo per la registrazione dei punteggi e documenti per la gestione delle squadre.
• Organizzazione di workshop o corsi di formazione: puoi usare Google Drive per condividere i materiali didattici, le slide delle presentazioni e i compiti assegnati ai partecipanti.

Qui il link al servizio Google Drive (devi avere un account Google per utilizzarlo).

Utilizzare Notion per gli Eventi

Notion è uno strumento versatile che integra diverse funzionalità utili per l’organizzazione di eventi, come Kanban e Gantt. Sebbene personalmente preferisca Trello, Notion offre un’ampia gamma di possibilità per la gestione dei progetti e la collaborazione con il team. È possibile creare bacheche condivise, assegnare compiti, tenere traccia delle scadenze e molto altro ancora.

Come puoi usare Notion per gli Eventi

• Organizzazione di eventi aziendali: Notion permette di creare un hub centrale per tenere traccia delle attività, dei partecipanti, delle presentazioni e dei materiali necessari per l’evento.
• Coordinamento di festival o concerti: Notion può essere utilizzato per gestire gli artisti, la programmazione degli spettacoli, la pianificazione degli orari e la gestione dei volontari.
• Pianificazione di eventi di networking: Notion consente di creare elenchi di partecipanti, programmi e spazi per le attività di networking durante l’evento.

Puoi usare Notion Gratuitamente: ecco il sito ufficiale

Utilizzare Slack per gli Eventi

Slack è una piattaforma di comunicazione e collaborazione che consente di tenere ordinate le conversazioni durante l’organizzazione di eventi. È possibile creare canali dedicati alla comunicazione, all’organizzazione e all’amministrazione, separando efficacemente le conversazioni di lavoro da quelle personali su WhatsApp. Slack facilita la comunicazione tra i membri del team, consentendo di condividere informazioni, risolvere problemi e mantenere tutti aggiornati in tempo reale.

Come puoi usare Slack per gli Eventi

• Organizzazione di conferenze virtuali: Slack permette di creare canali specifici per le diverse sessioni, per le domande dei partecipanti e per la comunicazione tra i relatori.
• Coordinamento di team di volontari: Slack consente di creare canali per la formazione, la pianificazione delle attività e la gestione delle comunicazioni durante l’evento.
• Organizzazione di eventi online su larga scala: Slack può essere utilizzato per creare canali per le diverse aree funzionali dell’evento, come marketing, sponsorizzazioni, logistica e assistenza tecnica.

Puoi usare Slack Gratuitamente: ecco il sito ufficiale

Strumenti per eventi digitali

Oltre agli strumenti menzionati in precedenza, quando si tratta di organizzare eventi digitali, esistono anche soluzioni specifiche che possono semplificare il processo.

Streamyard

Streamyard è uno strumento popolare per la gestione di eventi in streaming. Consente di creare e trasmettere in diretta eventi virtuali come webinar, fiere e spettacoli. Streamyard offre funzionalità avanzate come la condivisione dello schermo, la gestione dei commenti dei partecipanti e l’integrazione con piattaforme di streaming come YouTube e Facebook Live.

Come puoi usare Streamyard per gli Eventi Digitali:

• Webinar e conferenze virtuali: Streamyard consente di creare eventi virtuali interattivi, con la possibilità di condividere presentazioni, video e rispondere alle domande dei partecipanti in tempo reale.
• Esposizioni e fiere virtuali: Streamyard può essere utilizzato per trasmettere in diretta i booth dei partecipanti, consentendo loro di presentare i loro prodotti o servizi e interagire con i visitatori online.

Scoprilo sul sito ufficiale di Streamyard.

Organizzare eventi – Consigli e strumenti della Event Project Manager