Event Manager, Event Coordinator, Event Planner: di chi hai bisogno?

Organizzare un evento di successo richiede competenze specifiche e professionalità, e tra le figure chiave coinvolte nella pianificazione e gestione di eventi, spiccano l’Event Planner e l’Event Manager e l’Event Coordinator. Ma di chi hai realmente bisogno per assicurarti che il tuo evento sia un successo? Scopriamo insieme le differenze e le mansioni di queste figure cruciali nel mondo degli eventi, e soprattutto a quale evento puoi associarle.

Event Manager

Il Manager di Eventi è responsabile della gestione operativa e strategica di un evento. Le sue mansioni includono la pianificazione dettagliata, la gestione del budget, la selezione e coordinazione dei fornitori, la gestione del personale e la supervisione dell’intero processo di realizzazione dell’evento.

Un buon Event Manager utilizza strumenti gestionali specifici per pianificare, monitorare e valutare l’andamento dell’evento, assicurandosi che tutto sia sotto controllo e che gli obiettivi prefissati vengano raggiunti. Deve avere competenze manageriali avanzate per gestire risorse, budget e team di lavoro in modo efficace.

• Ruolo Principale: Si occupa della gestione operativa e strategica dell’evento.
• Mansioni: Coordina le attività sul campo per garantire che tutto funzioni senza intoppi, gestendo l’allestimento, gli spostamenti degli ospiti e il personale.
• Specializzazioni: Può essere un Professional Congress Organizer (PCO) per grandi eventi.
• Competenze: Deve avere competenze manageriali avanzate per gestire risorse, budget e team di lavoro in modo efficace.
• Gestione: Utilizza strumenti gestionali specifici per monitorare e valutare l’andamento dell’evento.

L’Event Manager è indispensabile nei settori che richiedono una gestione operativa e strategica robusta. Questo ruolo è fondamentale per coordinare tutte le attività pratiche e assicurare che l’evento si svolga senza intoppi, rispettando i tempi e il budget stabiliti.

• Conferenze e Congressi: Eventi accademici, conferenze aziendali
• Fiere e Mostre Commerciali: Expo, fiere di settore
• Eventi Sportivi: Tornei, competizioni
• Eventi Aziendali: Lancio di prodotti, riunioni annuali, team building

Leggi anche la guida su come organizzare eventi aziendali!

La Metodologia del Project Management

Chi opera nel settore degli eventi deve essere in grado di gestire tutti gli aspetti dell’evento in modo efficace. Per garantire una pianificazione e un’esecuzione senza intoppi, è fondamentale avere una metodologia precisa come il Project Management. Questo approccio strutturato consente di organizzare le attività, gestire le risorse, monitorare i progressi e rispettare i tempi stabiliti, contribuendo così al successo complessivo dell’evento.

Grazie alla metodologia del Project Management, i professionisti del settore degli eventi possono coordinare in modo efficiente tutte le fasi del processo, garantendo una gestione ottimale e risultati di qualità superiore.

Organizzare un Evento

Che tipo di evento vuoi organizzare? Probabilmente, stai cercando che differenza c’è tra queste figure per rivolgerti a un professionista: ebbene, l’hai trovata!

---

Event Coordinator

Event Manager e Event Coordinator sono figure facilmente sovrapponibili, almeno nel mio caso. Si tratta di avere attitudini e competenze.

L’Event Coordinator è responsabile della coordinazione dettagliata e dell’esecuzione pratica degli eventi. Questa figura lavora a stretto contatto con l’Event Planner e l’Event Manager per garantire che ogni aspetto dell’evento sia impeccabilmente organizzato e sincronizzato. Le mansioni dell’Event Coordinator includono la gestione delle attività sul campo, il coordinamento dei fornitori, la supervisione dell’allestimento e il supporto logistico durante lo svolgimento dell’evento. Un Event Coordinator si assicura che tutto proceda senza intoppi, consentendo agli altri professionisti di concentrarsi sulle rispettive aree di competenza.

• Ruolo Principale: Si occupa della coordinazione dettagliata e dell’esecuzione pratica degli eventi.
• Mansioni: Gestisce le attività sul campo, coordina i fornitori, supervisiona l’allestimento e fornisce supporto logistico durante lo svolgimento dell’evento.
• Specializzazioni: Può lavorare in diverse aree.
• Competenze: Deve avere competenze operative e organizzative per garantire un evento senza intoppi.
• Gestione: Gestisce ogni fase dell’evento, lavorando a stretto contatto con l’Event Planner e l’Event Manager.

L’Event Coordinator è cruciale in contesti dove è necessario un coordinamento dettagliato e una supervisione continua delle attività. Questo ruolo garantisce che ogni aspetto pratico dell’evento sia sincronizzato, permettendo agli altri professionisti di concentrarsi sulle loro aree di competenza.

• Conferenze e Congressi: Supporto sul campo durante l’evento
• Fiere e Mostre Commerciali: Coordinamento dell’allestimento e delle attività giornaliere
• Eventi Sportivi: Gestione della logistica e del personale
• Eventi Aziendali: Supporto logistico e operativo

---

Event Planner

L’Event Planner si concentra sulla progettazione creativa dell’evento. Questa figura si occupa di ideare il concept dell’evento, creare l’atmosfera desiderata, gestire gli aspetti logistici e coordinare i dettagli estetici. L’Event Planner si assicura che l’evento rispecchi la visione del cliente e che ogni dettaglio contribuisca a creare un’esperienza memorabile per gli ospiti. Deve avere competenze molteplici e creatività per garantire un evento memorabile.

Per esempio, Giordana de Petris è una Wedding Planner ed Event Planner!

• Ruolo Principale: Si occupa della progettazione creativa dell’evento.
• Mansioni: Pianifica, gestisce e coordina l’evento in ogni aspetto, creando l’atmosfera desiderata e occupandosi degli aspetti estetici.
• Specializzazioni: Può essere un Corporate Event Planner, Wedding Planner o Party Planner, a seconda del tipo di evento.
• Competenze: Deve avere competenze molteplici e creatività per garantire un evento memorabile.
• Gestione: Gestisce ogni fase organizzativa, il budget e lavora per gli interessi del cliente.

L’Event Planner è particolarmente utile nei settori dove la creatività e la personalizzazione dell’evento sono fondamentali. Questi professionisti si concentrano sulla progettazione dell’evento, curando ogni dettaglio estetico e logistico per creare un’esperienza unica e memorabile. Matrimoni: Wedding Planner

• Eventi Privati: Feste di compleanno, anniversari, baby shower
• Eventi Culturali e Artistici: Mostre d’arte, concerti, festival
• Eventi di Moda: Sfilate, lancio di nuove collezioni

Event Manager vs Event Planner

Mentre l’Event Manager si occupa principalmente della gestione pratica dell’evento, assicurandosi che tutto funzioni in modo efficiente e organizzato, l’Event Planner si concentra sulla creatività e sull’aspetto estetico dell’evento. Entrambe le figure sono cruciali per il successo di un evento e spesso collaborano strettamente per garantire un risultato eccellente.

In sintesi, l’Event Planner si concentra sulla creatività e l’aspetto estetico dell’evento, mentre l’Event Manager si occupa della gestione pratica e operativa, garantendo che tutto si svolga in modo efficiente e organizzato.

La Sinergia delle Figure

Integrando l’Event Coordinator all’interno del team di pianificazione e gestione degli eventi, potrai beneficiare di un supporto operativo essenziale per garantire il successo complessivo dell’evento. Questa figura si occupa di tradurre la visione creativa dell’Event Planner e la strategia gestionale dell’Event Manager in azioni concrete e risultati tangibili durante l’evento stesso. Collaborando sinergicamente con le altre figure chiave, l’Event Coordinator contribuisce a creare un’esperienza memorabile e senza intoppi per gli ospiti e i partecipanti.