Come trovare sponsor per il tuo evento
Trovare uno sponsor per il tuo evento richiede un approccio strategico e ponderato, iniziando con la definizione di criteri chiari.
Anche in questo caso, come sempre, è importante avere un obiettivo ben preciso per tutto l’evento. Quindi l’evento deve essere ben definito dal punto di vista dei contenuti, degli obiettivi, della mission e della filosofia. Questo serve anche per un altro motivo, ossia che lo sponsor possa avere davanti qualcosa di concreto da tenere in considerazione e valutare a tutti gli effetti se la sua partecipazione possa portargli valore.
Ecco i consigli su come trovare sponsor per eventi, nel modo più facile possibile:
In questo articolo:
Sono Giulia D’Eusanio, Project & Event Manager, e ti darò alcuni consigli sull’organizzazione di eventi di varie tipologie.
In breve
Trovare sponsor per un evento richiede un approccio strategico: prima di tutto definisci obiettivi, target e identità dell’evento, poi individua aziende affini per valori e pubblico. Costruisci un deck di presentazione personalizzato che mostri il valore concreto per lo sponsor, differenziando tra sponsor finanziari, tecnici e in cambio merce. Agisci su più canali, come LinkedIn per le medie e grandi aziende e i contatti diretti per le realtà più piccole, e diversifica il portfolio sponsor per ridurre il rischio finanziario.
1. Fissa dei Criteri di Selezione
Prima di avventurarsi nella ricerca, è cruciale fissare dei criteri di selezione. Definire gli obiettivi dell’evento e la sua identità permette di identificare le aziende più adatte. Questo assicura che gli sponsor abbiano una visione chiara del valore che l’evento può offrire loro.
1a. Perché ti serve uno o più sponsor per il tuo evento?
Organizzare un evento può comportare costi significativi, che possono essere sostenuti ad esempio attraverso il supporto finanziario di sponsor. Questi offrono un apporto finanziario essenziale, consentendo di realizzare un evento di successo senza gravare interamente sul budget dell’organizzatore.
1b. Che tipi di sponsor esistono?
Esistono diversi tipi di sponsor, tra cui sponsor finanziari, sponsor tecnici, e sponsor in cambio merce che forniscono beni o servizi. La scelta del tipo di sponsor dipende dalle esigenze specifiche dell’evento e delle parti coinvolte.
1c. Sponsor vs Partner
La distinzione tra sponsor e partner è importante. Gli sponsor forniscono supporto finanziario in cambio di visibilità , mentre i partner sono spesso coinvolti attivamente nell’organizzazione dell’eventoto, apportando competenze e risorse oltre al finanziamento.
La distinzione tra sponsor e partner è fondamentale in fase di ricerca: confondere i due ruoli porta spesso a proposte mal calibrate e risposte negative.
| Caratteristica | Sponsor | Partner |
|---|---|---|
| Contributo principale | Finanziamento in cambio di visibilità (logo, spazio, citazioni) | Competenze, risorse operative e co-organizzazione |
| Coinvolgimento nell’evento | Limitato: presenza di marchio, stand o materiale promozionale | Diretto: partecipa all’organizzazione e alla realizzazione |
| Relazione | Commerciale e contrattuale, basata su visibilità quantificabile | Collaborativa e continuativa, basata su obiettivi condivisi |
2. Valuta la Dimensione dell’Azienda
Bilanciare le dimensioni dell’azienda con le fasce di prezzo delle sponsorizzazioni è essenziale. Tenere in considerazione la proposta finanziaria rispetto alle dimensioni aziendali garantisce che l’investimento sia sostenibile per lo sponsor. Valuta le azienda da coinvolgere quindi anche in base alle fasce di prezzo per evitare di proporre ad esempio sponsorizzazioni non accessibili a microimprese o aziende di dimensioni ridotte.
3. Coinvolgi aziende affini
La ricerca degli sponsor dovrebbe concentrarsi su aziende affini alle tematiche, agli obiettivi e alla mission dell’evento. L’allineamento con il pubblico previsto è fondamentale. Il pubblico rappresenta la “valuta di scambio” con gli sponsor, quindi assicurarsi che gli sponsor siano in sintonia con il target dell’evento è cruciale per garantire una connessione autentica.
4. Trovare sponsor per eventi culturali: agisci localmente
Altro elemento interessante nel caso in cui si tratti ad esempio di eventi culturali, di dimensioni più piccole o eventi particolarmente rilevanti per il territorio: sicuramente si può dedicare una bella parte degli sforzi nella ricerca degli sponsor a quelle aziende particolarmente attive sul territorio o che hanno origine in quella determinata zona.
Qui il legame ovviamente è diverso. Può essere non solo per affinità alle tematiche, tenendo sempre conto che non siano completamente opposte, ma in questo caso l’interesse per l’azienda è quello di mostrarsi alle persone del territorio; allo stesso tempo il nostro legame con quell’azienda sarà ulteriormente a supporto della nostra intenzione di portare con l’evento stesso un valore al territorio.
5. Diversifica l’approccio alla Ricerca
A seconda delle dimensioni dell’azienda target, si possono utilizzare diverse strategie di ricerca. Sfruttare piattaforme come LinkedIn per aziende di medio/grandi dimensioni, focalizzandosi sulle figure chiave in marketing o commerciale. Per aziende più piccole, mirare ai decisori aziendali. Puoi anche sfruttare anche contatti diretti o indiretti già esistenti per agevolare il processo di contatto con il potenziale sponsor di tuo interesse.
6. Crea il Deck di Presentazione perfetto
I pacchetti di sponsorizzazione devono essere costruiti con attenzione, integrando il valore dell’evento, il pubblico di destinazione e i contenuti veicolati. Presentare chiaramente i motivi per cui l’evento è un’opportunità ideale per lo sponsor, utilizzando dati e feedback se disponibili.
Come si crea il Deck perfetto? Per quanto tu possa seguire un template definito, che includa informazioni come mission e target, dati sulle edizioni precedenti e feedback e opportunità e pacchetti diversi, ogni deck deve essere fatto su misura.
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Coordinamento degli sponsor per un evento
Il coordinamento degli sponsor per un evento e’ la fase operativa che trasforma gli accordi commerciali in presenza concreta: significa gestire le aspettative di ogni sponsor, garantire la visibilita’ concordata (stand, loghi, menzioni, materiali), rispettare le scadenze di consegna dei materiali e mantenere una comunicazione continua prima, durante e dopo l’evento. Un buon coordinamento degli sponsor richiede un piano con ruoli e responsabilita’ definiti, un calendario condiviso e un referente dedicato per ogni sponsor: in questo modo si evitano malintesi e si massimizza il valore per tutte le parti coinvolte.
Domande frequenti su come trovare sponsor per un evento
Quanti sponsor dovrei cercare per un evento?
Non esiste un numero fisso: dipende dal budget necessario e dal valore che puoi offrire. In generale, diversificare il portfolio sponsor è consigliabile per ridurre la dipendenza da un singolo sostenitore e per aumentare la visibilità dell’evento verso pubblici diversi. Inizia identificando i tuoi fabbisogni economici e poi calcola quante sponsorizzazioni, a quali livelli di contributo, ti permettono di coprirli.
Qual è la differenza tra sponsor e partner di un evento?
Lo sponsor fornisce supporto finanziario o in beni/servizi in cambio di visibilità . Il partner è invece coinvolto attivamente nell’organizzazione, apportando competenze e risorse oltre al finanziamento. La distinzione è importante anche nel deck di presentazione: il rapporto con un partner si costruisce su obiettivi condivisi a lungo termine, mentre con uno sponsor il valore è misurato principalmente in termini di ritorno di immagine e accesso al pubblico.
Come si crea un deck di sponsorizzazione efficace?
Un deck efficace deve includere la mission e l’identità dell’evento, i dati sul pubblico previsto, i risultati delle edizioni precedenti (se disponibili) e i pacchetti di sponsorizzazione con diversi livelli di contributo. Ogni deck va personalizzato per lo sponsor a cui ti rivolgi: mostra perché quell’azienda specifica trae vantaggio dal supportare il tuo evento, collegando i suoi obiettivi di marketing al tuo target di pubblico.
Come trovare sponsor per eventi culturali o locali con budget ridotto?
Per eventi culturali o a forte radicamento territoriale, concentra la ricerca sulle aziende locali attive sul territorio: il loro interesse è spesso quello di farsi conoscere dalla comunità , quindi il legame con l’evento va oltre la semplice affinità tematica. Proponi pacchetti di sponsorizzazione proporzionati alle dimensioni dell’azienda e valorizza la copertura locale (stampa, social, presenza fisica) come leva principale.
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