Perché il mio progetto non funziona?

Quando si arriva alla domanda “perché questo progetto di business non sta funzionando?” possono esserci in realtà 2 punti di partenza: ci sono effettivamente delle difficoltà o problemi nel progetto, oppure non siamo soddisfatti del percorso che stiamo facendo e dei risultati che stanno (o non stanno) arrivando.

Riconsidera l’ambito di progetto

Nel primo caso i motivi possono essere diversi e potremmo ritrovarli rivalutando l’ambito del progetto.
Questo viene definito da fattori esterni, che possono essere ad esempio socio-economici, geografici, politici, regolatori, tecnologici o ecologici, ed interni, come strategia, tecnologia, risorse, struttura e cultura organizzativa.

Inizialmente, proprio per una buona riuscita del progetto, questi sono tutti fattori da tenere bene in considerazione per regolarsi di conseguenza.
Possono essere poi allo stesso modo, un modo per analizzare a fondo, punto per punto, alcuni aspetti che non rispondono ai piani iniziali.

Sono aumentati i costi delle materie prime? È entrata in vigore una nuova imposta? La strategia non è adatta? La forza lavoro non è sufficiente?
Una visione complessiva dell’ambito in cui ci muoviamo può essere la strada giusta per trovare la soluzione corretta.

Non è come te lo aspettavi

Anche nel secondo caso possiamo partire dagli stessi punti, ma con un occhio diverso.
I fattori, interni o esterni che siano, potrebbero rientrare ancora perfettamente nei piani, ma ci aspettavamo un effetto diverso. Come scegliere un colore su carta e guardarlo poi sulla parete del soggiorno!

Cosa puoi fare in questo caso?
Analizza tutti gli aspetti del tuo progetto, ma scoprendo come ognuno di questi ti faccia sentire. Se qualcosa per te non funziona, a lungo andare intaccherà necessariamente anche l’esecuzione di tutto il progetto, quindi, una volta trovati gli anelli deboli, si potrà agire per bilanciare al meglio ciò che desideri o immaginavi, con il percorso ancora da fare.

In entrambe i casi si tratterà di revisionare il progetto e riadattarlo ai nuovi elementi che si sono rilevati da questa analisi.
Questo è uno dei compiti di un Project Manager, che in fase di controllo può riscontrare la necessità di “aggiustare il tiro” per fare in modo che l’intero progetto raggiunga gli obiettivi prefissati al meglio.

Spesso questa fase di revisione comporta la definizione di nuovi equilibri, un’analisi più approfondita del percorso seguito fino a quel momento ma anche delle risorse impiegate fino ad allora e di quelle che saranno poi effettivamente necessarie.
Un progetto infatti non è necessariamente un perfetto incasellamento di elementi inamovibili, ma la flessibilità e la capacità di adattamento è una delle qualità che maggiormente possono essere utili nella gestione di un progetto.

Hai iniziato ad individuare perchè il tuo progetto non funziona?

Altri motivi per cui il tuo progetto potrebbe non funzionare, visti con l’occhio di una Project Manager

Ecco una serie di motivi per cui un progetto di business potrebbe non funzionare dal punto di vista del Project Management:

Pianificazione Inadeguata

• Obiettivi Non Chiari: Mancanza di definizione chiara e condivisa degli obiettivi del progetto.
• Scarsa Pianificazione del Tempo: Tempi stimati male, senza tener conto di possibili ritardi o imprevisti.
• Budget Insufficiente: Stima del budget inadeguata, con costi non previsti o sottostimati.

Gestione delle Risorse

• Allocazione Inefficiente delle Risorse: Risorse assegnate male o non sufficienti per il completamento delle attività.
• Scarsa Formazione del Personale: Personale non adeguatamente formato o non qualificato per le attività richieste.

Comunicazione Inefficace

• Comunicazione Insufficiente: Mancanza di comunicazione regolare tra i membri del team e con gli stakeholder.
• Assenza di Feedback: Mancanza di feedback continuo e costruttivo per migliorare il progetto in corso.

Monitoraggio e Controllo

• Mancanza di Monitoraggio Continuo: Assenza di un sistema di monitoraggio continuo per valutare l’avanzamento del progetto.
• Reattività Lenta: Ritardi nella risposta ai problemi e agli imprevisti che sorgono durante il progetto.

Gestione del Rischio

• Valutazione Inadeguata dei Rischi: Rischi non identificati o sottovalutati nelle fasi iniziali del progetto.
• Piani di Contingenza Mancanti: Assenza di piani di emergenza per affrontare eventuali problemi che potrebbero sorgere.

Coinvolgimento degli Stakeholder

• Coinvolgimento Insufficiente degli Stakeholder: Stakeholder non coinvolti adeguatamente nel processo decisionale o non informati sull’avanzamento del progetto.
• Aspettative Non Gestite: Aspettative degli stakeholder non chiarite o mal gestite.

Direzione e Leadership

• Leadership Debole: Mancanza di una leadership forte e decisiva per guidare il progetto.
• Decisioni Ritardate: Ritardi nelle decisioni chiave che possono influire sull’avanzamento del progetto.

Controllo della Qualità

• Standard di Qualità Non Definiti: Assenza di standard di qualità chiari e condivisi.
• Mancanza di Verifiche Regolari: Assenza di verifiche e controlli di qualità durante le fasi del progetto.

Adattabilità e Flessibilità

• Resistenza al Cambiamento: Resistenza del team o dell’organizzazione ai cambiamenti necessari durante il progetto.
• Flessibilità Limitata: Inabilità ad adattarsi a nuove informazioni o circostanze che emergono durante il progetto.

Strumenti e Tecnologie

• Strumenti Inadeguati: Utilizzo di strumenti e tecnologie non adeguati o obsoleti per la gestione del progetto.
• Integrazione dei Sistemi: Mancanza di integrazione tra i vari sistemi e strumenti utilizzati nel progetto.