Organizzare eventi – Consigli e strumenti della Event Project Manager
Sono Giulia D’Eusanio, Project & Event Manager, e condividerò con te strategie e consigli pratici per organizzare eventi di successo.
La definizione di obiettivi dettagliati per il tuo evento è fondamentale e ne discuteremo approfonditamente. Identificheremo tre elementi chiave da considerare: i tempi, i costi e l’ambito dell’evento. Comprenderemo perché sono cruciali per il successo dell’organizzazione del tuo evento. Eviterò di fare spoiler su questi argomenti, ma sappiate che sono di estrema importanza.
Project Management e Organizzazione di eventi: cosa hanno in comune?
Esploreremo le similitudini tra il Project Management e l’organizzazione di eventi. Chiuderemo questo argomento con una discussione su come questi due aspetti si coniugano e si supportano reciprocamente.
Ma partiamo dal principio. La definizione che troviamo di “evento” è quella di un avvenimento, un fatto che è accaduto o che potrà avvenire. Si tratta in fin dei conti, nel contesto specifico in cui ci stiamo muovendo ora, di un’esperienza che in questo caso vogliamo far vivere a qualcuno (il nostro pubblico, di qualsiasi tipo sia).
Identificazione degli obiettivi per il tuo evento
È fondamentale identificare gli obiettivi specifici per il tuo evento. Ci sono diversi tipi di obiettivi che possono essere raggiunti, come intrattenimento, promozione, diffusione di un messaggio e creazione di relazioni commerciali. Ogni obiettivo è rilevante se è parte di una strategia ben definita che curiamo attentamente. Prenderemo ad esempio un’azienda, la nostra o quella di un cliente, per fornire esempi concreti. Ma capiamo prima cosa serve fare.
Definire l’obiettivo dell’evento
Un elemento fondamentale per organizzare un evento di successo è la definizione chiara dell’obiettivo che si vuole raggiungere. Questo obiettivo deve essere parte integrante della strategia globale dell’azienda o dell’organizzazione. Può essere mirato all’intrattenimento, alla promozione di prodotti o servizi, alla diffusione di un messaggio o alla creazione di nuove relazioni commerciali. Identificare il motivo per cui si organizza l’evento è essenziale per orientare tutte le decisioni e le attività correlate.
L’obiettivo come bussola
L’obiettivo dell’evento funge da bussola che guida tutte le fasi dell’organizzazione. Una volta definito, diventa il punto di riferimento per tantissimi elementi, anche inaspettatamente, come per la scelta della location, il target di partecipanti, il giorno e l’orario dell’evento e molti altri dettagli. È importante mantenere sempre l’obiettivo ben chiaro e concentrarsi su di esso durante tutto il processo organizzativo. Ad esempio, se l’obiettivo è la creazione di nuove relazioni commerciali, la scelta di una location adatta al networking e di un giorno lavorativo saranno prioritarie.
Esempi pratici
Per rendere più chiara l’importanza dell’obiettivo, consideriamo alcuni esempi. Se ad esempio, come anticipato prima, il nostro obiettivo è la creazione di nuove relazioni commerciali, il target sarà costituito da aziende e professionisti del settore. La scelta della location dovrà favorire il networking e potrebbe essere influenzata dalla disponibilità di una connessione WiFi affidabile. Inoltre, è consigliabile selezionare un giorno lavorativo, in linea con il contesto professionale degli intervenuti.
Se invece vogliamo concentrarci sulla condivisione di un messaggio specifico, il target sarà determinato dal tipo di messaggio che desideriamo trasmettere. Sarà necessario trovare una location che permetta alle persone di raccontare e condividere il messaggio, fornendo ad esempio uno spazio ad hoc per degli speech e la strumentazione adeguata. In questo caso, il giorno e l’orario potrebbero essere diversi, più orientati verso il fine settimana o altri orari non strettamente legati all’ambito lavorativo.
Sono Giulia D’Eusanio, Project & Event Manager, e ti darò alcuni consigli sull’organizzazione e la risoluzione dei problemi aziendali.
Definisci l’ambito dell’evento
L’ambito dell’evento è fondamentale per delineare lo scopo ma anche i limiti del progetto. Devi essere chiaro su ciò che l’evento è e ciò che non è. Ad esempio, se il tuo evento riguarda la sostenibilità ambientale, dovresti evitare sponsor che non sono allineati con questo tema. Mantenere il focus sull’ambito aiuta a garantire coerenza e il raggiungimento degli obiettivi dell’evento.
Gestisci i tempi in modo efficace
La gestione del tempo è essenziale sia durante l’organizzazione dell’evento che nella sua gestione effettiva. È importante identificare il tempo necessario per ciascuna attività e pianificare di conseguenza. Anche se non esiste una formula magica per calcolare esattamente il tempo richiesto, l’esperienza è un valido strumento per stimare i tempi. Inoltre, è consigliabile prevedere tempi cuscinetto iniziali per gestire eventuali ritardi e imprevisti lungo il percorso.
Stima i costi e crea un budget: quali sono i costi dell’organizzazione di un evento?
La stima dei costi e la creazione di un budget sono cruciali per l’organizzazione dell’evento. È importante effettuare una ricerca accurata per identificare tutte le possibili spese, ad esempio per la location, gli sponsor e altri elementi necessari. Puoi anche stabilire obiettivi interni per la raccolta dei fondi, ad esempio attraverso sponsorizzazioni. È importante mantenere un equilibrio tra le aspettative finanziarie e la fattibilità del progetto.
L’importanza del Project Management
Il Project Management svolge un ruolo fondamentale nell’organizzazione degli eventi. Gli eventi sono a tutti gli effetti progetti complessi e temporanei, con obiettivi ben definiti e vincoli di costi, tempi e qualità. Applicare le metodologie e gli strumenti del Project Management può aiutare a organizzare e gestire gli eventi in modo efficace. Ad esempio, la creazione di una Work Breakdown Structure (WBS) può aiutare a scomporre le attività dell’evento in sottoattività, facilitando la pianificazione e l’assegnazione delle risorse.
Possiamo dire di aver iniziato a vedere quanti elementi hanno in comune la gestione degli eventi con il Project Management e come quest’ultimo può essere di grande supporto per una pianificazione ed una gestione ottimale.
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Organizza il tuo evento con Attitude
Attitude è un’azienda di Project Management ed eventi aziendali: L’evento è il progetto principe per eccellenza: tra scadenze, contatti e marketing, se non hai un filo rosso che collega tutto rischi di perderti. E se quel filo rosso lo tiene una Project & Event Manager che ti supporta in tutti i momenti, dall’organizzazione alla gestione della giornata, il risultato è assicurato.
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FAQ sull’organizzazione degli Eventi
Qual è l’importanza di definire gli obiettivi per un evento?
La definizione degli obiettivi dettagliati per un evento è fondamentale per il suo successo. Gli obiettivi guidano tutte le decisioni e le attività correlate all’evento, come la scelta della location, il target di partecipanti e la pianificazione generale.
Qual è il ruolo dell’obiettivo nell’organizzazione di un evento?
L’obiettivo dell’evento funge da bussola che guida tutte le fasi dell’organizzazione. Una volta definito, diventa il punto di riferimento per la scelta della location, il target di partecipanti, il giorno e l’orario dell’evento, e molti altri dettagli.
Quali sono alcuni esempi pratici di come l’obiettivo influisce sull’organizzazione di un evento?
Se l’obiettivo è la creazione di nuove relazioni commerciali, la scelta di una location adatta al networking e di un giorno lavorativo sarà prioritaria. Se l’obiettivo è la condivisione di un messaggio specifico, sarà necessario trovare una location che permetta alle persone di raccontare e condividere il messaggio, con spazi ad hoc per gli speech e la strumentazione adeguata.
Cosa si intende per ambito dell’evento e perché è importante?
L’ambito dell’evento definisce lo scopo e i limiti del progetto. È importante avere chiarezza su ciò che l’evento è e ciò che non è, in modo da garantire coerenza e il raggiungimento degli obiettivi.
Qual è l’importanza della gestione del tempo nell’organizzazione di un evento?
La gestione del tempo è essenziale sia durante l’organizzazione dell’evento che nella sua gestione effettiva. È importante identificare il tempo necessario per ciascuna attività e pianificare di conseguenza, prevedendo eventuali ritardi e imprevisti.
Perché è importante stimare i costi e creare un budget per un evento?
La stima dei costi e la creazione di un budget sono cruciali per l’organizzazione di un evento. Aiutano a identificare tutte le possibili spese, come la location e gli sponsor, e a mantenere un equilibrio tra le aspettative finanziarie e la fattibilità del progetto.
Qual è il ruolo del project management nell’organizzazione di eventi?
Il project management svolge un ruolo fondamentale nell’organizzazione degli eventi. Applicando le metodologie e gli strumenti del project management, è possibile organizzare e gestire gli eventi in modo efficace, scomponendo le attività in sottoattività e facilitando la pianificazione e l’assegnazione delle risorse.
Come il project management si integra con l’organizzazione di eventi?
Il project management fornisce una struttura e una metodologia per gestire gli eventi come progetti complessi e temporanei, con obiettivi ben definiti e vincoli di costi, tempi e qualità. Le pratiche del project management possono essere applicate all’organizzazione di eventi per una pianificazione e una gestione ottimale.
