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Il Negozio come progetto: aprire un negozio con il Project Management

Se vuoi aprire un negozio, devi pensarlo come un Progetto, nel senso inteso dal Project Management: prevede un inizio e una fine, è un tempo predeterminato con diversi step intermedi. In questo articolo voglio darti alcuni consigli su come “pensare” questo tuo progetto e quali strumenti di organizzazione puoi utilizzare in autonomia per rendere l’apertura precisa e ordinata.

L’apertura di un negozio non coincide solo con l’”aprire i battenti” ma prevede tutta una serie di passaggi complessi interconnessi che agiscono su vari piani e che devono essere coordinati, fino ad arrivare all’obiettivo finale, che è l’avvio dell’attività. Questo rispecchia a pieno la definizione appunto di progetto.

L’apertura è però anche una fase di vita del negozio che se viene sottovalutata può portare con sé dei problemi, è un momento importante per porre le basi più solide possibile ad un’attività che è anche complessa e che prevede una serie di investimenti.

Come si progetta l’apertura di un Negozio? Gli strumenti del Project Management

Definire l’Ambito di progetto – un processo più che uno strumento

Diciamo che come ogni progetto prima di tutto va identificato quello che viene definito l’ambito di progetto: vedere ad esempio qual è il contesto, anche sociale ed economico, in cui vogliamo avviare questa attività, il momento che stiamo vivendo, e possibilmente anche quali sono magari delle previsioni o come si sta muovendo il mercato. Questo ovviamente è un elenco molto semplicistico dell’analisi, che più è approfondita e meglio potrà aiutare nella definizione di tutto il resto.

WBS e Kanban Board per organizzare

Poi vanno definite le cose da fare, più elementi possibili delle cose necessarie. Possiamo identificare magari settori in cui dobbiamo agire e tutte le attività che dobbiamo compiere per ognuno di questi settori, per fare questo si utilizza la WBS.
Una volta individuate queste attività si iniziano poi a sistemare per priorità ma anche per correlazione tra un’attività e l’altra.

In questo possiamo aiutarci con dei tool o comunque impostare tutto l’elenco delle cose da fare, con un nuovo ordine di priorità o tempi o propedeutici, in schede. Utile a questi fini un applicativo come Trello che ha una struttura a Kanban board e può essere utile per tenere traccia delle attività che dobbiamo fare, che abbiamo iniziato o che abbiamo completato; questo ci aiuta anche ad identificarle visivamente.

Gantt per gestire obiettivi e scadenze

Altro punto cruciale è la definizione dei tempi. In questo ci può aiutare ad esempio un Gantt: a tutte le attività che noi abbiamo identificato andiamo ad assegnare una scadenza o comunque una durata che sia entro i termini che ci siamo prefissati.

È importante poi tenere sempre sotto controllo anche il budget e non farsi tentare in alcuni momenti perché sicuramente lavoreremo in modo tale da poter un giorno ordinare dai fornitori tutto ciò che vorremmo ma all’inizio è importante attenersi il più possibile al piano.

Caso studio: come abbiamo aperto On Stage Concept Store

Quello del Budget è stato ad esempio uno dei punti delicati già quando abbiamo lavorato all’apertura di On Stage concept store a Teramo di Giordana De Petris, una Wedding planner che andava anche a “rilevare” un’attività già esistente (seppur sotto alcuni aspetti stravolgendola e migliorandola completamente). Se da una parte questo può aiutare e può fungere da buona base, dall’altra significa in realtà andare a lavorare in maniera più approfondita su alcuni aspetti oppure pensare di essere vincolati su altri.

Con Giordana siamo proprio partiti dall’identificare quale doveva essere il concept stesso del negozio perché era già un’attività molto strutturata che conteneva tanti elementi e se da una parte volevamo mantenere questa poliedricità, dall’altra serviva identificarlo con più precisione e trovare anche il giusto spazio per ogni parte che sarebbe andata ad identificare il Concept Store.

Questo è significato anche identificare fornitori, prodotti e linee che effettivamente volevamo tenere o inserire, ma anche andare a definire bene gli spazi all’interno del negozio stesso perché potessero ospitare nel modo giusto i prodotti e i vari ambiti senza creare però confusione nell’utente.

Una volta identificate tutte le attività necessarie a tutte le cose da fare dal punto di vista anche di budget, di aspetti giuridici e fiscali e di tutte le attività legate alla comunicazione e al marketing necessari all’avvio dell’attività e poi alla sua continuazione, le abbiamo ordinate, pianificate e abbiamo avuto così un quadro più completo per poter procedere in maniera ordinata ed efficiente riuscendo, anche con dei lavori di piccole modifiche al negozio, ad aprire perfettamente nei tempi stabiliti.

Vuoi aprire il tuo negozio ma non sai dove iniziare, o lo stai già aprendo e non hai le idee chiare? Contattami e fissiamo una call gratuita, ti darò già una serie di consigli da cui partire!

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