Il negozio come progetto: aprire con il PM
Se vuoi aprire un negozio, devi pensarlo come un Progetto, nel senso inteso dal Project Management: prevede un inizio e una fine, è un tempo predeterminato con diversi step intermedi. In questo articolo voglio darti alcuni consigli su come “pensare” questo tuo progetto e quali strumenti di organizzazione puoi utilizzare in autonomia per rendere l’apertura precisa e ordinata.
In questo articolo:
L’apertura di un negozio non coincide solo con l’”aprire i battenti” ma prevede tutta una serie di passaggi complessi interconnessi che agiscono su vari piani e che devono essere coordinati, fino ad arrivare all’obiettivo finale, che è l’avvio dell’attività. Questo rispecchia a pieno la definizione appunto di progetto.
L’apertura è però anche una fase di vita del negozio che se viene sottovalutata può portare con sé dei problemi, è un momento importante per porre le basi più solide possibile ad un’attività che è anche complessa e che prevede una serie di investimenti.
In breve
Se vuoi aprire un negozio, devi pensarlo come un Progetto, nel senso inteso dal Project Management: prevede un inizio e una fine, è un tempo predeterminato con diversi step intermedi.
Come si progetta l’apertura di un Negozio? Gli strumenti del Project Management
Definire l’Ambito di progetto – un processo più che uno strumento
Diciamo che come ogni progetto prima di tutto va identificato quello che viene definito l’ambito di progetto: vedere ad esempio qual è il contesto, anche sociale ed economico, in cui vogliamo avviare questa attività, il momento che stiamo vivendo, e possibilmente anche quali sono magari delle previsioni o come si sta muovendo il mercato. Questo ovviamente è un elenco molto semplicistico dell’analisi, che più è approfondita e meglio potrà aiutare nella definizione di tutto il resto.
WBS e Kanban Board per organizzare
Poi vanno definite le cose da fare, più elementi possibili delle cose necessarie. Possiamo identificare magari settori in cui dobbiamo agire e tutte le attività che dobbiamo compiere per ognuno di questi settori, per fare questo si utilizza la WBS.
Una volta individuate queste attività si iniziano poi a sistemare per priorità ma anche per correlazione tra un’attività e l’altra.
In questo possiamo aiutarci con dei tool o comunque impostare tutto l’elenco delle cose da fare, con un nuovo ordine di priorità o tempi o propedeutici, in schede. Utile a questi fini un applicativo come Trello che ha una struttura a Kanban board e può essere utile per tenere traccia delle attività che dobbiamo fare, che abbiamo iniziato o che abbiamo completato; questo ci aiuta anche ad identificarle visivamente.
Gantt per gestire obiettivi e scadenze
Altro punto cruciale è la definizione dei tempi. In questo ci può aiutare ad esempio un Gantt: a tutte le attività che noi abbiamo identificato andiamo ad assegnare una scadenza o comunque una durata che sia entro i termini che ci siamo prefissati.
È importante poi tenere sempre sotto controllo anche il budget e non farsi tentare in alcuni momenti perché sicuramente lavoreremo in modo tale da poter un giorno ordinare dai fornitori tutto ciò che vorremmo ma all’inizio è importante attenersi il più possibile al piano.
Se vuoi impostare l’apertura del tuo negozio con lo stesso metodo, la nostra consulenza di Project Management ti aiuta a costruire piano, budget e timeline realistici.
In sintesi, ecco quando usare ciascuno di questi tre strumenti nell’apertura di un negozio.
| Strumento | A cosa serve | Fase del progetto |
|---|---|---|
| WBS (Work Breakdown Structure) | Scomporre il progetto in settori e attività da compiere | Definizione iniziale delle attività |
| Kanban board (es. Trello) | Visualizzare cosa fare, cosa è in corso e cosa è completato | Organizzazione e monitoraggio quotidiano |
| Gantt | Assegnare scadenze e durate a ogni attività identificata | Pianificazione di tempi e budget |
Caso studio: come abbiamo aperto On Stage Concept Store
Quello del Budget è stato ad esempio uno dei punti delicati già quando abbiamo lavorato all’apertura di On Stage concept store a Teramo di Giordana De Petris, una Wedding planner che andava anche a “rilevare” un’attività già esistente (seppur sotto alcuni aspetti stravolgendola e migliorandola completamente). Se da una parte questo può aiutare e può fungere da buona base, dall’altra significa in realtà andare a lavorare in maniera più approfondita su alcuni aspetti oppure pensare di essere vincolati su altri.
Con Giordana siamo proprio partiti dall’identificare quale doveva essere il concept stesso del negozio perché era già un’attività molto strutturata che conteneva tanti elementi e se da una parte volevamo mantenere questa poliedricità, dall’altra serviva identificarlo con più precisione e trovare anche il giusto spazio per ogni parte che sarebbe andata ad identificare il Concept Store.
Questo è significato anche identificare fornitori, prodotti e linee che effettivamente volevamo tenere o inserire, ma anche andare a definire bene gli spazi all’interno del negozio stesso perché potessero ospitare nel modo giusto i prodotti e i vari ambiti senza creare però confusione nell’utente.
Una volta identificate tutte le attività necessarie a tutte le cose da fare dal punto di vista anche di budget, di aspetti giuridici e fiscali e di tutte le attività legate alla comunicazione e al marketing necessari all’avvio dell’attività e poi alla sua continuazione, le abbiamo ordinate, pianificate e abbiamo avuto così un quadro più completo per poter procedere in maniera ordinata ed efficiente riuscendo, anche con dei lavori di piccole modifiche al negozio, ad aprire perfettamente nei tempi stabiliti.
Trovi altri casi reali applicati ad aziende diverse nella nostra raccolta di guide, casi studio ed esempi di Project Management.
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Domande frequenti
Perché aprire un negozio va trattato come un progetto di Project Management?
Perché l’apertura ha un inizio e una fine definiti, e passa attraverso step intermedi interconnessi (fornitori, allestimento, aspetti fiscali, comunicazione) che vanno coordinati fino all’avvio dell’attività. Pensarla come un progetto aiuta a procedere in modo ordinato invece di affrontare le fasi in modo improvvisato.
Cos’è l’ambito di progetto e perché va definito per primo?
È il primo passo: analizzare il contesto socioeconomico in cui si apre il negozio, il momento di mercato e le previsioni di settore. Più l’analisi è approfondita, più aiuta a definire correttamente tutte le fasi successive del progetto.
Come si organizzano le attività da fare per aprire un negozio?
Con la WBS (Work Breakdown Structure) si scompone il progetto nei settori e nelle attività necessarie, poi si ordinano per priorità e correlazione. Strumenti come Trello, con struttura a Kanban board, aiutano a visualizzare cosa fare, cosa è in corso e cosa è completato.
Come si gestiscono tempi e budget nell’apertura di un negozio?
Con un diagramma di Gantt si assegna una scadenza o una durata a ogni attività identificata, rispettando i tempi prefissati. È fondamentale anche tenere sotto controllo il budget fin dall’inizio, senza lasciarsi tentare da spese non pianificate nella fase iniziale.
Come è stato applicato questo metodo nell’apertura di On Stage Concept Store?
Con Giordana De Petris si è partiti dal definire il concept del negozio, già un’attività strutturata da riorganizzare. Sono stati identificati fornitori, prodotti, spazi e attività di comunicazione, poi tutto è stato pianificato con priorità e budget: il negozio ha aperto nei tempi stabiliti nonostante la complessità di partire da un’attività preesistente.
