Cosa fa un Project Manager?

Cosa fa un Project Manager? O meglio, cosa c’è veramente dietro il lavoro di un Project Manager?
Vediamolo con alcune parole chiave!

Il Project Manager ha Equilibrio

Non si tratta solo di trovarlo, ma anche e soprattutto di mantenerlo. Un progetto nasce seguendo e strutturando delle precise fasi, e per funzionare bisognerà che siano perfettamente “bilanciate”, ma l’evoluzione sarà comunque tutt’altro che statica!
Il contesto potrebbe subire continue variazioni, anche significative, il Project Manager ha il compito quindi di continuare a monitorare il progetto e mantenere l’equilibrio tra ciò che era previsto e il percorso attuale, facendo anche dei cambiamenti se necessario.

Il Project Manager gestisce il Coordinamento

Ogni progetto mette insieme tantissimi elementi e soggetti diversi. Tra i compiti di un Project Manager c’è sicuramente quello di riuscire a coordinare al meglio attività e figure in modo che possano essere i perfetti ingranaggi di una macchina complessa.

Il Project Manager fa Analisi

Il Project Manager analizza sempre. Prima per strutturare il progetto in maniera adeguata, durante per controllare tutte le fasi di esecuzione e far sì che ogni cosa funzioni come deve o per valutare eventuali soluzioni di “assestamento”. Alla fine per tirare lo somme sul risultato finale e mettere a fuoco le cosiddette lezioni apprese, o lessons learned, per realizzare in maniera più efficiente i progetti futuri.

E questo è solo l’inizio
Lo avreste mai detto?

A questo proposito Giulia, project manager e founder di Attitude, ha realizzato una diretta in cui ha cercato di rispondere alle principali domande che le vengono poste spesso sul suo lavoro e sul project management in generale.

Eccone un estratto, altrimenti vai a vedere tutta la diretta!

L’idea di questa live è nata perchè ricevo spesso delle domande su quello che faccio, soprattutto da persone giovani che vogliono scoprire di più di questa professione. Per me è diventata quasi una “missione”, perché io sono stata la prima a scoprire questo lavoro praticamente per caso, ho scoperto che quello che facevo aveva un nome, era effettivamente una professione! Vorrei che sempre meno persone scoprissero il project management per caso.

Questo è un ruolo che si è soliti ricondurre ad aziende più grandi e si conosce soprattutto all’estero: in America il Project Manager è una figura riconosciuta, che si sta sicuramente evolvendo, ma che comunque oramai ha un suo posto ben definito nel mondo del lavoro.

Chi è il Project Manager?

In italiano, se volessimo tradurlo, sarebbe il responsabile di progetto.
È una figura che io definisco importante come collante, come ponte tra tutte le persone che sono coinvolte in un progetto.

Il progetto tecnicamente è quel percorso, se così lo vogliamo definire, che ha un inizio ed una fine, ed è limitato nel tempo durante il quale si svolgono determinate attività che servono a raggiungere un determinato scopo.
Il lavoro del project manager parte dal principio, dalle prime documentazioni, dal kickoff, che sarebbe la riunione che si fa inizialmente proprio per definire il percorso, ma la parte fondamentale del suo lavoro sta nell’essere collegamento delle persone che all’interno del progetto devono lavorare, in poche parole del team.

Questa è una cosa fondamentale sulla quale si batte tanto anche oggi, anticipo forse una domanda di cui avrei parlato dopo: la capacità principale che è richiesta soprattutto al giorno d’oggi è proprio la comunicazione.

Personalmente quando vado a definire questo tipo di skill, ci tengo sempre a precisare che deve essere una comunicazione bidirezionale: deve essere una comunicazione che non è solo un output e quindi il project manager che prende l’informazione tecnica e la trasmette asetticamente al team oppure allo sponsor (cioè colui, che sia l’azienda o la persona, che da l’input per avviare il progetto e quindi richiede quel progetto), la comunicazione che fa veramente la differenza è bidirezionale, nel senso di dire tanto quanto ascoltare.

Proprio perché il project manager deve fare da collante, se io porto semplicemente dei messaggi, delle informazioni, dal punto A al punto B, non svolgo del tutto quello che è il mio lavoro: devo ascoltare, devo riuscire a raccogliere effettivamente tutte le informazioni che possono essere utili, rielaborarle.

Oggi viene tanto sottolineata la necessità e l’importanza di quelle che sono definite soft skills, come leadership, problem solving, team working, quelle tipologie di capacità personali e interpersonali.

Questa tipologia di lavoro è spesso vista come un lavoro molto meccanico, tecnico, schematico, ma in realtà è un lavoro fatto di tanti rapporti, fatto proprio di relazioni interpersonali che fanno veramente la differenza.

È difficile entrare nel dettaglio senza addentrarsi in elementi tecnici, ma concretamente cerca di far quadrare tutti gli elementi che rientrano nel progetto, quindi abbiamo ad esempio gli elementi del tempo, della qualità, del budget, elementi esterni, tutte quelle cose che potrebbero influire o che possono o effettivamente influiscono sulla realizzazione del progetto.

Il project manager prende tutti questi elementi e li riordina, alloca le risorse, dopodiché segue i lavori del team che è stato preposto alla realizzazione dei deliverable; ha anche un ruolo di aggiornamento, deve controllare costantemente il lavoro anche perché durante le attività ci possono essere dei cambiamenti, delle nuove necessità, degli imprevisti.

Nel caso dell’imprevisto cosa fa il project manager? Deve analizzare quale sia l’imprevisto, qual è l’impatto che ha sul progetto, l’impatto che ha sulle attività e che avrebbe sui risultati finali, ma valutare anche quali sono le modalità per “aggiustare il tiro”, quindi capire quale sia la modalità migliore, la più adatta, la più sostenibile in termini di tempo, di budget, e quindi modificare eventualmente il percorso per arrivare sempre al nostro obiettivo finale.

A cosa serve il project management?

Diciamo che tecnicamente l’abbiamo visto, serve “banalmente” per arrivare dal punto A al punto B: io ho un obiettivo, voglio realizzare una cosa e quindi quello è il mio progetto.
Io ovviamente sono un po’ di parte ma non la vedo in maniera così semplicistica ed è quello che ho sempre cercato di trasmettere.

Ad esclusione dei contesti tecnici o più complessi, secondo me serve molto a migliorare anche qualcosa che noi potremmo ugualmente fare: sinceramente tante cose si potrebbero fare lo stesso, riusciremmo magari ad arrivare al nostro obiettivo, anzi in molti casi quasi sicuramente, ma serve ad avere già il tiro un pochino più dritto, serve a creare un percorso più chiaro, a lavorare meglio e oggi, in un’epoca in cui stiamo tanto parlando di work life balance, di equilibrio tra il lavoro e la vita privata, il project management secondo me aiuta tanto.

Il percorso che si struttura non deve essere una gabbia, ma deve essere una base che ti aiuta, che ti dà anche una certa serenità nel fare quello che devi fare, nel seguire questo percorso, ma anche la serenità di dire “ok, non è una formula matematica, ma sicuramente ho una probabilità maggiore di arrivare nel migliore dei modi al mio obiettivo”. Questo anche per la fase successiva, perché se io parto bene è molto difficile che una volta arrivato al mio obiettivo poi le cose possano rovinarsi; le cose possono diventare più difficili, ma se è impostato bene il lavoro iniziale, se ho avviato bene la mia attività, è molto più probabile che io poi mi trovi già parte del lavoro fatto perché comunque ho dato delle fondamenta solide a quello che sto costruendo.

Guarda il video integrale della diretta: